Selama dekad yang lalu, dominasi ruang terbuka di pejabat moden menjadi lebih jelas, menggantikan jenis organisasi ruang yang lain. Walaupun ruang terbuka meningkatkan interaksi pekerja dan mengurangkan kos harta tanah, ia juga menjadikannya lebih sukar untuk menumpukan perhatian dan menumpukan perhatian pada pekerjaan, yang memberi kesan negatif terhadap produktiviti dan akhirnya dapat mengatasi faedah.
Sudah tentu, hampir mana-mana pejabat mesti mempunyai kawasan komunikasi terbuka yang meningkatkan kekerapan dan kecekapan interaksi pekerja dan meningkatkan kemungkinan inovasi. Walau bagaimanapun, kawasan seperti itu menimbulkan gangguan visual dan kebisingan di tempat terbuka yang mengganggu konsentrasi, dan kerja yang memerlukan tumpuan sama pentingnya dengan kerja berpasukan. Oleh itu, adalah wajar untuk mengetahui apa yang betul-betul mempengaruhi tumpuan, bagaimana anda dapat mengelakkan kehilangannya, dan juga bagaimana menggabungkan kawasan terbuka dengan kawasan untuk fokus kerja.
Semua orang tahu tentang masalah kebisingan dan kehilangan tumpuan di tempat terbuka, tetapi, sayangnya, hanya sedikit yang serius memikirkan masalah ini. Mungkin kerana suaranya tidak dapat dilihat, kami memandang rendah kepentingannya. Sebagai contoh, jika berlaku kebocoran di pejabat, walaupun tidak terlalu serius, pegawai yang bertanggungjawab akan segera memperbaikinya. Kebocoran "bunyi" boleh merosakkan kerja pejabat, tetapi atas sebab tertentu kita dengan mudah mengabaikan masalah ini, tidak seperti permaidani basah.
Menurut Haworth Research Center, rata-rata, pekerja kehilangan 28% dari waktu kerja mereka kerana gangguan di pejabat. Akibatnya, mereka harus memulakan hari kerja lebih awal atau terlambat untuk menyelesaikan semua tugas yang memerlukan keheningan dan tumpuan. Masalah ini jauh dari baru. Pekerja pejabat sering memerlukan tempat untuk berundur dan fokus, dan malangnya, faktor ini paling tidak diambil kira di ruang kerja terbuka. Menurut statistik kajian, lebih daripada separuh daripada semua pekerja percaya bahawa sukar untuk berkonsentrasi di pejabat mereka, sebab itulah mereka membuang banyak masa.
Selain kekacauan visual dan pencemaran bunyi yang harus dihadapi oleh pekerja di pejabat rancangan terbuka, mereka dihujani gangguan seperti e-mel, telefon pintar yang dibunyikan dan mesej timbul. Lebihan maklumat dari komunikasi mudah alih dan Internet yang berterusan "melumpuhkan" mereka, meninggalkan sedikit masa untuk menumpukan perhatian pada pekerjaan mereka dan penyelesaian masalah yang tidak standard. Otak manusia berfungsi dengan cara yang sama seperti yang dilakukan seribu tahun yang lalu, tetapi sekarang kita mempunyai semua teknologi ini, dan biologi kita tidak mengikuti perkembangannya. Lebihan maklumat dengan cepat menjadi trend negatif utama di pasaran modal insan.
Kehilangan tumpuan
Semasa mengerjakan satu tugas, seseorang dapat memberi tumpuan sedemikian rupa sehingga dia hanya akan melihat maklumat yang dianggapnya penting, mengabaikan segala yang lain. Ini adalah kemampuan otak manusia yang luar biasa. Namun, apabila timbul banyak gangguan, perhatian sering beralih dari tugas yang ada pada yang tidak penting.
Penting untuk diperhatikan bahawa gangguan boleh dibahagikan kepada dua jenis: dalaman dan luaran. Dan menurut kajian itu, rata-rata memerlukan 23 minit bagi pekerja untuk memfokus kembali dan kembali bekerja terganggu oleh gangguan luaran. Menariknya, dengan melakukannya, mereka memfokuskan pada sekurang-kurangnya dua tugas lain sebelum kembali ke tugas yang mereka lakukan sebelumnya.
Faktor dalaman adalah, sebagai peraturan, pemikiran atau pengalaman peribadi yang tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan, misalnya, apa yang harus dimakan untuk makan tengah hari atau perkara-perkara yang tersisa untuk waktu petang. Kembali bekerja, terganggu oleh faktor dalaman, ternyata, lebih sukar, dan memerlukan masa sekitar 30-35 minit. Oleh itu, kita menghabiskan banyak usaha kognitif untuk mengawal pemikiran kita yang mengganggu. Oleh itu, sangat mustahak untuk meminimumkan kesan faktor luaran - bagaimanapun, semakin banyak usaha yang diperlukan untuk menangani faktor luaran, semakin kerap seseorang akan terganggu dan lebih banyak masa akan terbuang.
Semakin banyak tugas, semakin rendah kecekapannya
Otak manusia tidak mampu memproses maklumat dengan cara yang sama seperti komputer, yang dapat melakukan beberapa proses pada masa yang sama. Orang cenderung lebih mengikut urutan tindakan. Ketika kita berusaha menyelesaikan dua atau lebih tugas, kita sering merasa seolah-olah kita melakukan semuanya sekaligus. Pada hakikatnya, beralih antara tugas, kita membuang banyak masa, dan semakin lama mereka selesai, semakin banyak kita kehilangan tumpuan dan semakin banyak kesalahan yang kita lakukan. Bahkan banyak yang menyebut multitasking sebagai bentuk gangguan lain, kerana banyak tugas cenderung mengalihkan perhatian di antara mereka.
Sebagai contoh, kita mempunyai tugas untuk mengisi beberapa gelas dari satu botol air. Kami tidak dapat mengisinya pada masa yang sama, jadi kami mengisinya sepenuhnya satu demi satu, atau sedikit demi sedikit, kembali ke gelas kosong berulang kali. Dalam kes pertama, jelas, kita akan mengatasi lebih cepat dan lebih cekap, sementara dalam kes kedua, prosesnya akan memakan waktu lebih lama, sementara kita dapat menuangkan lebih banyak air melewati gelas. Dan semakin banyak gelas, semakin lama proses ini berlangsung, dan semakin banyak air yang akan kita tumpah.
Teknologi boleh menjadi sangat mencabar ketika melakukan multitasking, kerana dengan semua gangguan kita berada dalam keadaan mempersiapkan diri untuk terganggu, dan kebanyakan orang tidak menangani multitasking dengan baik. Oleh itu, dengan menumpukan pada satu aktiviti, kita bekerja lebih produktif. Terutama dalam keadaan "aliran".
Masuk ke aliran
Flow adalah konsep dalam psikologi yang dikembangkan oleh ahli psikologi Hungary Mihai Csikszentmihalyi pada tahun 1970-an. Istilah ini merujuk kepada keadaan mental di mana seseorang terlibat sepenuhnya dalam aktiviti tertentu, bermotivasi, penuh tenaga dan sering kehilangan masa. Dengan cara ini dia bekerja bukan sahaja lebih produktif, tetapi juga lebih kreatif.
Gangguan luaran boleh mengganggu fokus, tetapi sedikit atau tidak memberi kesan kepada mereka yang berada dalam keadaan "aliran". Sebagai contoh, muzik di pejabat mungkin dianggap sebagai gangguan oleh satu dan hampir tidak disedari oleh yang lain, walaupun keduanya tertumpu pada tugas yang sama. Ini mungkin bermaksud yang kedua sudah memasuki keadaan "aliran", sementara yang lain hanya berusaha melakukannya, tetapi faktor luaran mengganggu hal itu.
Sebaliknya, rangsangan luaran tidak semestinya menjadi gangguan, tetapi, sebaliknya, boleh berguna untuk menyelesaikan pekerjaan. Kadang-kadang perlu memahami dan menilai keadaan luaran dan persekitaran. Kesedaran situasi ini dapat berguna untuk aktiviti tertentu. Contohnya, semasa memandu, seseorang fokus, sementara dia perlu menilai pelbagai faktor keadaan: jalan raya, lampu isyarat, pengguna jalan raya yang lain.
Kerja pejabat yang produktif memerlukan kesedaran situasional dan masuk ke dalam keadaan "mengalir". Malangnya, tidak mungkin berada di kedua negeri pada masa yang sama, oleh itu, dengan mengambil kira tugas, keadaan dan faktor dalaman dan luaran semasa, pekerja mesti beralih di antara mereka. Dan ruang pejabat harus menyokong kerja di setiap negeri ini.
Reka bentuk ruang kerja tumpuan
Gangguan tidak akan hilang, tetapi ruang pejabat harus tetap berfokus pada pekerjaan daripada membuat halangan baru untuk mencapai keadaan "mengalir".
Keperluan kerja pekerja berubah sepanjang hari bergantung pada tugas. Sebagai contoh, pertama anda perlu menyusun surat anda, membuat beberapa panggilan, kemudian bersiap untuk perjumpaan, membincangkan tugas dengan rakan sekerja, dan kemudian menyediakan tawaran komersial. Hanya dengan pendekatan bersepadu untuk reka bentuk anda dapat membuat ruang yang sesuai untuk semua aktiviti yang disenaraikan.
Pendekatan holistik ini untuk mengatur ruang pejabat merangkumi lima prinsip: kepelbagaian, pilihan, kawalan, pengiktirafan dan pengisian semula.
Kepelbagaian. Jangan memilih antara kawasan terbuka dan peribadi, anda perlu menyediakan kedua-duanya kepada pekerja, dan juga memberi mereka peluang untuk memilih ruang yang sesuai untuk setiap tugas. Pekerjaan yang memerlukan tumpuan dapat dilakukan di mana-mana kawasan: seseorang lebih selesa di tempat terbuka dengan suara dengungan pejabat, sementara seseorang memerlukan keheningan sepenuhnya di tempat terpencil. Perkara utama adalah bahawa kedua-dua jenis ruang ditunjukkan di pejabat.
Pilihan. Percayai pekerja anda untuk memilih di mana, bagaimana, dan kapan mereka menjalankan tugas. Dan mereka sendiri dapat menemui keadaan di mana mereka akan paling produktif.
Kawalan. Beri pekerja kawalan tempat kerja mereka. Sekiranya anda memutuskan semuanya untuk mereka, maka ada kemungkinan besar tersilap dengan pilihan mereka. Sebagai contoh, dengan memutuskan untuk menghilangkan gangguan bunyi di antara pekerja dan mengasingkannya dari kawasan umum, syarikat dapat merosakkan interaksi rakan sekerja dengan ketara. Sebagai gantinya, berikan kemampuan pekerja untuk mengatur privasi tempat kerja mereka, kekerapan berinteraksi dengan rakan sekerja, serta set aksesori, tahap cahaya, suhu, dll. Kesedaran bahawa mereka dapat mengawal ruang kerja mereka dapat mengimbangi beberapa kesan negatif gangguan.
Pengiktirafan. Mendapat dari titik A ke titik B, maka ke titik C semestinya mudah. Susun atur yang jelas dan sederhana membolehkan orang melayari ruang dengan cepat dan mengelakkan situasi yang canggung dan membuang masa. Susun atur yang benar-benar difahami membolehkan pekerja membayangkan peta pejabat secara mental, mencari rakan sekerja di dalamnya dan memahami tujuan setiap zon secara intuitif. Apabila anda menggambarkan bidang fungsional dengan jelas, anda tidak membebani proses kognitif pekerja dengan fikiran yang tidak perlu, dan mereka segera bersedia untuk mengarahkan tenaga mereka untuk menyelesaikan tugas dan bukannya cuba menavigasi di angkasa.
Penambahan kekuatan. Beri masa dan ruang kepada pekerja untuk berehat. Apabila kita menumpukan perhatian pada kerja untuk waktu yang lama, banyak tenaga dikeluarkan dan badan menjadi cepat letih. Otak kita melakukan perkara yang sangat mengagumkan dengan membiarkan kita menumpukan perhatian pada sesuatu untuk waktu yang lama tanpa memperhatikan gangguan. Oleh itu, "pengisian semula" selepas aktiviti tersebut sangat diperlukan. Salah satu pilihan untuk mengisi semula tenaga anda adalah menikmati pemandangan dari tingkap sambil berehat sebentar dari tempat kerja, dan mana-mana syarikat harus memberikan peluang ini. Anda juga boleh berehat sebentar sepanjang hari untuk menikmati makanan ringan atau berbual dengan rakan sekerja di kawasan tidak rasmi. Satu atau dua waktu rehat yang lebih lama, seperti pergi ke gim atau berjalan di luar pejabat, dapat memberikan peningkatan tenaga yang diperlukan untuk sesi kerja yang lebih lama. Adalah mustahak untuk memberi pekerja pilihan ini supaya mereka sentiasa bertenaga untuk bekerja secara berkonsentrasi.
Masalah penumpuan di pejabat Rusia
Denis Chernichkin, Pengarah Haworth Business Interiors, memberikan komennya mengenai kajian ini dan mengaitkannya dengan realiti Rusia.
"Masalah dengan konsentrasi di tempat terbuka di Rusia tidak kurang mendesak daripada di Barat. Saya bahkan akan mengatakan bahawa masalahnya lebih serius. Faktanya ialah, misalnya, syarikat Amerika, sebahagian besarnya bergerak dengan berhati-hati ke ruang terbuka, dan menggunakannya hanya untuk bahagian atau zon tertentu. Di pejabat Rusia, peralihan ini menjadi lebih tajam dan mudah, tanpa mengambil kira spesifik aktiviti pekerja dan gaya kerjanya. Lebih-lebih lagi, dalam banyak barisan "bangku" yang monoton, praktikalnya tidak ada batasan atau halangan akustik. Mengapa kebisingan dan gangguan lain mencapai tahap kritikal. Ini disahkan oleh penyelidikan kami mengenai Ideation di pejabat Rusia, akibatnya kami menerima pengesahan berterusan bahawa di hampir setiap syarikat aduan utama pekerja adalah kurangnya privasi dan ketidakmampuan untuk berkonsentrasi.
Agar pekerja dapat fokus pada tugas mereka, ruang kerja harus menyediakan bidang yang ditentukan dengan jelas untuk kerja berpasukan, individu dan fokus. Zon ini tidak boleh bersaing, tetapi saling melengkapi. Pelbagai dan ketersediaan ruang ini atau ruang yang lebih besar membolehkan pekerja menggunakan persekitaran yang paling sesuai untuk tugas semasa dan membolehkan mereka tidak mengalihkan perhatian jiran, serta melegakan monoton yang membosankan mengulang baris ruang terbuka, meningkatkan keselesaan akustik.
Dan tentu saja, sangat penting untuk melatih pekerja mengenai penggunaan ruang yang betul. Adalah perlu untuk melibatkan orang dalam proses perubahan sejak awal, kerana lebih mudah untuk menerapkan idea yang diterima melalui komunikasi dengan rakan sekerja, dan tidak memaksakan orang lain. Syarikat perlu memperkuat tingkah laku baru melalui strategi perubahan, komunikasi dan latihan yang diartikulasikan dengan baik. Dalam kes ini, mereka tidak akan mendapat tentangan daripada pekerja, dan keberkesanan inovasi akan setinggi mungkin. Berdasarkan Penyelidikan Haworth
