Baru-baru ini, konsep Agile and Activity Based Working semakin popular, dan banyak syarikat sudah mempertimbangkan kemungkinan melaksanakannya di pejabat mereka, tetapi mengalami kesulitan tertentu. Pengurusan selalunya tidak dapat melakukan perubahan tersebut, takut menghadapi ketidakpuasan pekerja dan penurunan produktiviti mereka.
Denis Chernichkin, pengarah Haworth Business Interiors, memberitahu kami mengapa perubahan konsep dalaman pejabat boleh memberi kesan negatif terhadap kerja syarikat dan apa yang perlu diambil kira untuk mengatur ruang dengan seefisien mungkin.
Apakah kesukaran utama dalam melaksanakan projek seperti Agile dan Activity Based Working?
- Pejabat yang dilaksanakan mengikut konsep-konsep ini, pertama sekali, mengandaikan adanya banyak bidang fungsi yang boleh dipilih oleh pekerja mengikut budi bicaranya, bergantung pada tugas dan jenis aktiviti tertentu. Kepelbagaian ini memberikan kebebasan bertindak ketika merancang pejabat sehingga orang-orang yang bertanggungjawab untuk ini kadang-kadang tidak tahu di mana hendak memulakan, apa yang harus difokuskan, atau sama sekali tidak memutuskan perubahan yang ketara, dan jika mereka melakukannya, mereka tidak dapat merumuskan dengan jelas tugas dan menerangkan kepada arkitek apa hasil yang perlu dicapai. Biasanya rumusannya terlalu abstrak, berdasarkan perasaan dan tren daripada fakta dan statistik yang konkrit. Hasrat ini jauh dari tugas teknikal yang berkualiti tinggi dan tersusun, yang mencerminkan keperluan untuk ruang yang cekap hari ini dan pada jarak tiga hingga lima tahun untuk syarikat tertentu. Hasilnya mungkin tidak sesuai dengan harapan pelanggan.
Selalunya, syarikat, yang tidak memahami apa sebenarnya yang mereka mahu, mula menyalin idea pejabat yang ada tanpa menyesuaikan dengan keperluan mereka sendiri dan menerapkannya dalam ruang yang sama sekali berbeza, dalam keadaan yang berbeza, dalam pasukan lain yang pada dasarnya tidak bersedia untuk menerima konsep. Akibatnya, ini menyebabkan penurunan produktiviti yang ketara.
Walaupun kesukaran ini lebih wujud dalam peralihan kepada konsep Kerja Agile dan Berasaskan Aktiviti, mereka boleh timbul dalam penciptaan ruang apa pun. Sudah tentu, lebih mudah untuk membuat pejabat "ruang terbuka" standard, di mana penyelesaian dengan jenis yang sama sering digunakan, tetapi kesulitan dalam merumuskan keperluan untuk ruang yang efektif juga timbul dalam kes seperti itu.
Bagaimana anda menentukan ruang pejabat yang berkesan?
- Ini adalah ruang yang menyatukan orang dan tempat mereka paling produktif dan cekap. Ini adalah persekitaran di mana pasukan kerja atau pakar masing-masing dapat memaksimumkan potensi mereka, ketika ruang sekitarnya tidak menghalangi mereka, tetapi membantu. Dan kerana setiap pasukan dan setiap pakar mempunyai ciri-ciri individu, ruang efektif adalah unik bagi setiap organisasi. Tidak ada satu senario atau jawapan yang betul, kerana banyak bergantung pada matlamat syarikat. Bagi sesetengah orang, pada masa ini, adalah penting untuk mengurangkan kos, mengurangkan meter persegi setiap orang, untuk yang lain - untuk membuat produk baru atau membawa teknologi baru ke pasaran, untuk seseorang - untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan kualiti perkhidmatan. Kadang-kadang tugas ini bertentangan. Oleh itu, setiap syarikat mesti menentukan apa tujuannya, kriteria kejayaan dan bagaimana mencapainya, dan bagaimana ruang itu dapat membantu dalam memenuhi tugas-tugas ini.
Saya cadangkan bermula dengan mengenal pasti satu parameter yang sangat penting - budaya organisasi. Dialah yang membezakan syarikat antara satu sama lain. Ini adalah ciri yang sangat penting yang sering diremehkan di pasaran kita, walaupun kepentingannya telah lama dikenali di dunia. Mengetahui dan memahami budaya syarikat anda menjadikannya lebih mudah untuk menentukan ruang yang diperlukannya.
Bagaimana budaya boleh dikaitkan dengan ruang?
- Budaya mempengaruhi secara harfiah semua aspek aktiviti organisasi, termasuk pengurusan, proses perniagaan, produk yang dibuat, tarikan dan pengekalan pekerja, sistem pembuatan keputusan, reputasi dan banyak lagi. Ini membina rasa aman, komitmen terhadap syarikat dan mempengaruhi kepuasan dan produktiviti pekerja. Oleh itu, ia sering dipandang sebagai aset organisasi yang lengkap dan sangat penting.
Biasanya budaya dalam syarikat dikaitkan dengan perkara formal, seperti nilai korporat, standard kerja, kod tingkah laku - apa yang disebut faktor yang dapat dilihat. Tetapi ada juga faktor yang tidak dapat dilihat yang menentukan peraturan dan kebiasaan orang yang tidak terucap. Di kawasan ini, ruang kerja juga memainkan peranan penting, termasuk penyelesaian seni bina, dalaman dan perabot. Iaitu, ruang kerja adalah bahagian penting dalam budaya organisasi dan mesti sesuai dengannya. Ini seperti sekeping teka-teki yang diambil dari set lain - ia bukan sahaja tidak sesuai dengan elemen tetangga, tetapi akan merosakkan keseluruhan gambar sama sekali. Sama juga dengan ruang. Dalam banyak cara, ia membentuk cara pekerja bekerja, jadi jika ruang itu tidak sesuai dengan budaya semasa, orang akan bekerja menentang nilai-nilai syarikat.
Ternyata jika anda memindahkan pekerja dari satu pejabat ke pejabat lain yang jelas berbeza dengan pejabat sebelumnya, dia akan bekerja dengan cara yang berbeza?
- Sudah tentu. Sudah tentu, perubahan ini tidak akan semestinya mencolok, tetapi intinya adalah bahawa jenis ruang, fungsi yang ada di dalamnya, dan budaya organisasi secara umum menentukan bagaimana seseorang mendekati tugas, berinteraksi dengan rakan sekerja dan membuat keputusan. Lagipun, walaupun kita biasanya tidak memikirkannya, pengaruh budaya terhadap tingkah laku kita sangat hebat. Perlu mengubah tempat, dan kita secara tidak sedar telah berkelakuan berbeza.
Saya suka pepatah Winston Churchill: "Pertama kita menentukan bentuk bangunan kita, dan kemudian bangunan kita menentukan bentuk tingkah laku kita." Dan memang begitu. Sebagai contoh, perhatikan tingkah laku orang di luar pejabat - di restoran mahal dan di pub biasa. Dalam kes pertama, kami cuba menyamai tahap - gaya pakaian formal, nada tenang, sering perbualan mengenai topik intelektual. Tetapi bayangkan bahawa kita berada di sebuah pub - tingkah laku kita akan lebih bebas dan tidak formal. Perkara yang sama berlaku di pejabat - ruang secara langsung mempengaruhi tingkah laku dan gaya kerja pekerja.
Bagaimana jika pekerja tidak menyukai ruang di mana mereka bekerja? Bagaimana ini akan mempengaruhi mereka?
- Ini adalah soalan yang sangat penting. Ketidakpuasan pekerja terhadap ruang pejabat, di mana, misalnya, mustahil untuk mencari kawasan fungsional yang selesa yang sesuai untuk tugas tertentu, atau terdapat banyak gangguan yang mengganggu, menimbulkan kesan negatif yang signifikan. Tetapi, malangnya, pekerja tidak dapat mengubah ruang yang ada sendiri. Kewibawaan tersebut terletak di bahu para profesional yang bertanggungjawab untuk mewujudkan bahagian dalam pejabat, yang mesti mengambil kira ciri budaya organisasi untuk mewujudkan persekitaran yang paling selesa. Lebih-lebih lagi, kerana berlainan jenis kegiatan jabatan dalam satu organisasi, ada sub-budaya yang disebut, yang juga harus dipertimbangkan ketika merancang.
Kita semua tahu bahawa seni bina negara dan bandar berbeza antara satu sama lain, mencerminkan ciri budaya dan mewujudkan suasana yang unik. Di pejabat, semuanya sama - reka bentuk dan seni bina ruang pejabat harus menggambarkan keperibadian organisasi dan bahagiannya.
Bagaimana anda dapat menentukan budaya organisasi anda dan memahami ruang mana yang paling sesuai dengannya?
- Ini sebenarnya agak sederhana. Terdapat klasifikasi berdasarkan 25 tahun penyelidikan oleh profesor University of Michigan, Cameron dan Quinn yang disebut "Nilai Bersaing." Para saintis telah mengenal pasti empat nilai dominan dalam syarikat: Kerjasama, Persaingan, Penciptaan dan Pengendalian. Setiap nilai dikaitkan dengan sekumpulan ciri ruang kerja yang memaksimumkan sokongannya. By the way, model ini diakui oleh banyak pakar sebagai sangat berkesan dan memasuki 50 alat perniagaan terbaik dalam sejarah menurut penilaian Financial Times.
Sebagai contoh, mari kita lihat syarikat di mana nilai Kawalan mendominasi. Bagi organisasi ini, kuncinya adalah melakukan pekerjaan dengan betul. Mereka dicirikan oleh struktur organisasi yang jelas, hierarki, kawalan ketat, banyak protokol dan prosedur, dan interaksi pekerja formal. Selalunya ini adalah syarikat birokrasi besar dan agensi kerajaan, serta jabatan kewangan dan perundangan. Ruang dalam kes ini harus dicirikan oleh susunan tempat kerja yang teratur dan mudah difahami, menjaga hierarki dan status, dilengkapi dengan partisi tinggi dan kawasan yang ditunjuk khas untuk interaksi, sebaliknya, ruang mesyuarat yang terpisah. Tempat kerja biasanya diasingkan, dibahagi kaku menjadi jabatan berdekatan dengan atasan, warna konservatif sering digunakan di kawasan pedalaman.
Sebagai perbandingan, mari kita ambil nilai sebaliknya "Penciptaan". Syarikat yang dikuasai oleh nilai ini dicirikan oleh keinginan untuk membuat produk atau perkhidmatan terlebih dahulu, mereka memberi tumpuan kepada inovasi, pemikiran di luar kotak, pada keinginan untuk menjadi pemimpin melalui perkembangan baru dan pelepasan yang lebih cepat ke pasaran tawaran unik. Jenis ini sering dikaitkan dengan syarikat IT dan juga agensi pemasaran kreatif, tetapi sebenarnya, hampir mana-mana syarikat yang membuat produk sendiri mempunyai nilai ini, terutama jika ia berada dalam kedudukan terkemuka dalam industri. Bagi syarikat seperti itu, sangat penting untuk dapat mengadakan perbincangan kumpulan, percambahan fikiran, pertemuan, berkongsi idea mereka dengan rakan sekerja secara tidak rasmi pada bila-bila masa. Oleh itu, organisasi jenis ini memerlukan banyak tempat yang berbeza untuk kerja yang difokuskan secara individu, serta untuk interaksi kolektif dan perjumpaan spontan, permukaan yang luas untuk paparan maklumat secara visual, ruang yang lebih luas dengan perspektif yang baik, kerana ia mempromosikan imaginasi, lebih kompleks dan susun atur organik, kurang keseragaman dalam reka bentuk dan pengulangan, penyelesaian dalaman yang memberi inspirasi, sekatan yang lebih sedikit dan lebih banyak kebebasan, dan banyak bidang yang berbeza untuk kreativiti dengan akustik yang baik, kerana proses kreatif sangat mudah dihancurkan.
Tetapi perkara yang paling penting untuk diingat adalah bahawa setiap syarikat selalu menggabungkan keempat-empat nilai tersebut. Sebagai peraturan, dua dari mereka mendominasi, tetapi, bagaimanapun, budaya organisasi setiap syarikat adalah gabungan unik dari semua nilai ini, yang terdapat dalam perkadaran tertentu. Oleh itu, anda tidak akan dapat mencari syarikat dengan budaya yang sama. Dengan mengetahui budaya organisasi anda sendiri, memahami keseimbangan nilai utama, anda dapat memperoleh idea yang jelas tentang ruang yang diperlukan untuk setiap jabatan tertentu dan syarikat secara keseluruhan.
Bagaimana sebenarnya anda dapat mengenal pasti budaya dalam sebuah syarikat?
- Pendekatan ilmiah yang komprehensif diperlukan untuk diagnosis yang jelas mengenai budaya organisasi syarikat dan bahagiannya. Kami di HAWORTH mempunyai metodologi CultureLENS ™ yang dipatenkan sendiri untuk melakukan penyelidikan seperti ini. Berkat teknologi komputer, semua pekerja dapat mengambil bahagian dalam kajian ini, menjawab soalan dari jauh untuk menganalisis budaya organisasi semasa. Pengurus atasan menjawab soalan tambahan yang membantu menentukan budaya organisasi pilihan yang ingin mereka lihat di syarikat mereka dalam 2-3 tahun. Semua tindak balas diproses oleh komputer, yang membolehkan pakar ruang pejabat dan ahli strategi membuat kesimpulan dan cadangan individu untuk pelanggan. Sebagai contoh, membandingkan budaya semasa dan pilihan dapat membantu anda memahami arah mana yang hendak dipindahkan dan perubahan apa yang perlu dilaksanakan di ruang pejabat untuk mencapai hasil yang diinginkan tanpa menyebabkan penolakan dan penolakan daripada kakitangan.
Adakah saya faham dengan betul bahawa hasil kajian budaya organisasi menjadi asas terma rujukan untuk reka bentuk pejabat? Adakah pelanggan perlu menyediakan sesuatu yang lain?
- Ya, hasil kajian adalah laporan terperinci, yang merupakan ringkas reka bentuk, rujukan terperinci untuk penciptaan pejabat masa depan dengan contoh penyelesaian spasial yang akan menyokong budaya organisasi pilihan syarikat yang dikaji. Tetapi saya hanya membincangkan satu alat, walaupun yang asas. Sebagai tambahan kepada budaya organisasi, penting untuk memahami ciri-ciri individu lain organisasi - gaya kerja yang ada, jenis interaksi antara jabatan dan pekerja, statistik penggunaan tempat kerja dan tempat umum, kepuasan peribadi dengan ruang kerja semasa, dll. Terdapat penyelidikan tambahan untuk membantu syarikat mengenal pasti semua ciri ini.
Sebagai kesimpulan, saya ingin menekankan sekali lagi bahawa setiap syarikat, ketika merancang pejabat baru atau melakukan pengubahsuaian di pejabat yang ada, mesti menganalisis dirinya dan keperluannya dengan teliti. Ada kemungkinan organisasi ini tidak perlu beralih kepada Agile atau Activity Based Working. Tidak ada yang ditugaskan untuk mengikuti fesyen atau menjadi bergaya, tanggungjawab kami adalah untuk mewujudkan ruang yang tepat untuk meningkatkan produktiviti, kepuasan dan komitmen pekerja. Lagipun, orang adalah aset utama syarikat mana pun.
